Odoo-processus-vente
4 grandes étapes .
Sommaire |
Le chemin de l'information
réception d'un mail sur faclim@faclim.fr
- Le mail passe de non-lut à lut dans la boite mail - Toujours remettre le mail en statuts non-lut si on le traite pas
Création d'un devis tel que décris ci-dessous
Une fois le devis créer :
- déplacer le mail dans un sous-dossier ( YYYY-MM )
Ainsi les recherches seront facilitées en cas de besoin, de même que les opérations d'archivage et de nettoyage.
Il faut trouver un moyen de notifier l'ensemble des acteurs des retours clients.
ajouter un canal de discussion dans les abonnés au devis
une fois le devis enregistrer, il faut ajouter le canal dans la liste des abonnés en bas à droite sous le devis.
=> pour l'instant je n'ai pas trouvé de moyen de le faire automatiquement
Mettre faclim@faclim.fr en émetteur de tout les mails qui-que soit le commercial ayant fait la saisi initiale.
- Créer un utilisateur Faclim Vente => faclim@faclim.fr
- aller modifier les valeurs par défaut du devis :
- créer un devis
- autres informations
- vendeur => choisir Faclim
- dev tools => valeurs par défaut
- penser à bien mettre la condition sur l'équipe de vente.
Taper les pièces dans Camduct
Devis
Saisi du devis
Ventes => devis => créer
Renseignements
Il est important pour que la suite des opérations soit fluide de prendre le temps de saisir les données du devis.
- Contacts : bien renseigner le nom du contact chez le client. Le plus souvent c'est l'émetteur du mail mais pas toujours !! - S'il n'existe pas, alors il FAUT le faire => en bas du menu déroulant "client" => "Créer, modifier." odoo-clients - renseigner l'adresse de facturation du client.
!!! ATTENTION !!! certains clients ont des adresses de facturations spécifiques qui seront à renseigner avec le bon de commande. Mais LE PLUS SOUVENT il faut mettre le nom du client (parent) et pas celui du chargé d'affaire tel que c'est fait par défaut.
- L'adresse de livraison si elle est dans la demande doit être renseignée. Souvent il faudra créer une nouveau contact odoo-clients - La référence du chantier client est à renseigner dans l'onglet "autres informations" => "référence client" - Penser à spécifier les conditions de règlement
Contenu
En attendant le raccordement de Camduct
- Il faut choisir l'article "pièce" - Mettre un descriptif le plus précis possible - renseigner le prix (et la quantité si cela est pertinent) - Penser à ajouter l'article "délais de livraison" => renseigner le nombre de jours dans le descriptif (XX) - ET les éventuels frais de livraison
Valider la saisie et
AJOUTER en pièces jointe tout les éléments fournis par le client (Photos, PDF, plan, au pire le contenu du mail)
Sous le corps du devis :
- ajouter une note interne (cela évite sa publication) - sur le trombone on ajoute la pièce jointe préalablement enregistrée (on l'impression PDF du mail reçu) - valider.
Une autre possibilité consiste à l'envoyer en pièce jointe du mail au client. Elle sera de fait stockée dans Odoo et disponible par la suite de la même manière que si elle est ajoutée en commentaire.
!!! là il faut définir qui fait quoi dans l'organisation future !!!
Camduct raccordé
- ouvrir le devis "vide" dans odoo, et la pièce jointe du client (demande) - faire la saisie des pièces dans camduct - enregistrer le dossier au nom du numéro de devis. - exécuter le "post processus" Odoo - ouvrir de devis et vérifier que le transfert c'est bien passé (XX minutes après l'export) - Mettre le(s) pri(x).
envoie du devis
Une fois le devis enregistré, il faut l'envoyer au client
- bouton "envoyer par mail" - en bas à droite "utiliser le modèle" => "FACLIM" - ajouter les pièces jointes liées à la demande => le trombone !
C'est à ce point que fait référence la question ci-dessus, certains clients désirent recevoir copie de la demande avec le devis
- envoyer
Bon de commande
Un devis devient un bon de commande lorsqu'il est validé par le client.
Validation en ligne par le client
Le client (chargé d'affaire) peut valider le devis directement via le site web. Une notification est reçue par le vendeur lorsque le client ouvre le lien.
Une autre notification est envoyée par le système lorsque le client signe en ligne avec le formulaire prévus à cet effet.
Toutes ces informations sont enregistrée dans les commentaires en dessous du devis.
- dates et heures des actions - signature et validation - image jointe de la signature électronique du client
Validation manuelle
Parfois le client envoie son propre bon de commande. Ce document DOIT être associé au bon de commande odoo.
il faut le mettre en pièce jointe. C'est impératif pour la facturation.
Modification des informations
Le bon de commande fourni par le client pour contenir des informations liées à la facturation / la livraison.
Il est IMPORTANT que celles-ci soit corrigées / ajoutées dans le devis avant de la valider.
Si le devis est validé (par le client) certaines informations ne sont plus modifiables (notamment l'adresse de facturation). C'est pourquoi il est important de saisir le mieux possible en amont.
Il se trouve que, par chance, les clients qui demandent des modifications d'adresse de facturation, ne valident pas le devis en ligne (pour l'instant)
Parfois il y a une validation en ligne mais on reçoit par la suite un bon de commande du client. Ne pas oublier de l'ajouter dans Odoo.
livraison
facturation
Une fois le bon de commande fabriqué et livré, celui-ci peut-être facturé en cliquant sur le bouton "créer une facture".
