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4 grandes étapes .

Le chemin de l'information

réception d'un mail sur faclim@

faclim@ reste l'adresse mail de contact pour les commandes. C'est celle que connaissent les clients et il n'y a aucune raison de changer.

Cette adresse distribue les mails à l'ensemble des intéressés.

Le devis est crée en respectant le processus décris plus bas.

Taper les pièces dans Camduct

Camduct

Exporter de Camduct à Odoo

Camduct

Envoyer le devis au client

Comme l'adresse d'envoi est faclim@ celle-ci reçois l'ensemble des notifications. En plus de l'adresse mail des personnes ayant éditer le devis.

Qui est informé

Exemple :

- Isabelle crée un devis pour CLIENT, elle est automatiquement abonnées à l'ensemble des actions faites sur cet objet.
- faclim est notifié par message du fait que Isabelle l'a désigné vendeur d'un devis. (Ainsi tout le monde reçoit cette information !)
- Thierry modifie le devis, change un prix, une références, ..., valide et envoie le devis.
- Le mail avec le devis part à Faclim (le vendeur), Isabelle (la créatrice), et CLIENT
- le client visualise, valide commente le devis => Isabelle, Thierry et Faclim reçoivent un mail.

Je pense que ça fait beaucoup beaucoup de mail.

Tout cela suppose une bonne discipline dans l'usage des mails, des règles de trie et l'usage de plusieurs comptes sur le même client de messagerie. Documentation à venir sur le sujet.

Devis

Saisi du devis

Ventes => devis => créer

Renseignements

Il est important pour que la suite des opérations soit fluide de prendre le temps de saisir les données du devis.

- Contacts : bien renseigner le nom du contact chez le client. Le plus souvent c'est l'émetteur du mail mais pas toujours !!
- S'il n'existe pas, alors il FAUT le faire => en bas du menu déroulant "client" => "Créer, modifier." odoo-clients
- renseigner l'adresse de facturation du client.

!!! ATTENTION !!! certains clients ont des adresses de facturations spécifiques qui seront à renseigner avec le bon de commande. Mais LE PLUS SOUVENT il faut mettre le nom du client (parent) et pas celui du chargé d'affaire tel que c'est fait par défaut.

- L'adresse de livraison si elle est dans la demande doit être renseignée. Souvent il faudra créer une nouveau contact odoo-clients
- La référence du chantier client est à renseigner dans l'onglet "autres informations" => "référence client"
- Penser à spécifier les conditions de règlement
- par défaut le "contact" renseigner dans Odoo reste faclim@

Configurer faclim@faclim.fr comme vendeur par defaut

  - Créer un utilisateur Faclim Vente => faclim@
  - aller modifier les valeurs par défaut du devis :
     - créer un devis
     - autres informations
     - vendeur => choisir Faclim
     - dev tools bouton du haut => valeurs par défaut
     - penser à bien mettre la condition sur l'équipe de vente.

Ainsi faclim@ est toujours le vendeur, le processus d'information est validé.

Le gros inconvénient de cette option est qu'elle nécessite un utilisateur de plus dans odoo. Ce n'est pas nécessairement un problème, mais j'essaie de faire autrement

Supprimer une valeur par défaut

Mode dev

Configuration => Technique => Actions => Paramètres par défaut de l'utilisateur

Contenu

En attendant le raccordement de Camduct

- Il faut choisir l'article "pièce"
- Mettre un descriptif le plus précis possible
- renseigner le prix (et la quantité si cela est pertinent)
- Penser à ajouter l'article "délais de livraison" => renseigner le nombre de jours dans le descriptif (XX)
- ET les éventuels frais de livraison

Valider la saisie et

AJOUTER en pièces jointe tout les éléments fournis par le client (Photos, PDF, plan, au pire le contenu du mail)

Sous le corps du devis :

- ajouter une note interne (cela évite sa publication)
- sur le trombone on ajoute la pièce jointe préalablement enregistrée (on l'impression PDF du mail reçu)
- valider.

Une autre possibilité consiste à l'envoyer en pièce jointe du mail au client. Elle sera de fait stockée dans Odoo et disponible par la suite de la même manière que si elle est ajoutée en commentaire.

!!! là il faut définir qui fait quoi dans l'organisation future !!!

Camduct raccordé

- ouvrir le devis "vide" dans odoo, et la pièce jointe du client (demande)
- faire la saisie des pièces dans camduct
- enregistrer le dossier au nom du numéro de devis. (ATTENTION a l'endroit ou on écrit sur le disque : Je préconise des noms de dossiers tels que \Année\MOIS (en chiffre)\Numero-de-devis)
- exécuter le "post processus" Odoo
- ouvrir de devis et vérifier que le transfert c'est bien passé (XX minutes après l'export)
- Mettre le(s) pri(x).

envoie du devis

Une fois le devis enregistré, il faut l'envoyer au client

- bouton "envoyer par mail"
- en bas à droite "utiliser le modèle" => "FACLIM"
- ajouter les pièces jointes liées à la demande => le trombone !

C'est à ce point que fait référence la question ci-dessus, certains clients désirent recevoir copie de la demande avec le devis

- envoyer

Bon de commande

Un devis devient un bon de commande lorsqu'il est validé par le client.

Validation en ligne par le client

Le client (chargé d'affaire) peut valider le devis directement via le site web. Une notification est reçue par le vendeur lorsque le client ouvre le lien.

Une autre notification est envoyée par le système lorsque le client signe en ligne avec le formulaire prévus à cet effet.

Toutes ces informations sont enregistrée dans les commentaires en dessous du devis.

- dates et heures des actions
- signature et validation
- image jointe de la signature électronique du client

Validation manuelle

Parfois le client envoie son propre bon de commande. Ce document DOIT être associé au bon de commande odoo.

il faut le mettre en pièce jointe. C'est impératif pour la facturation.

Modification des informations

Le bon de commande fourni par le client pour contenir des informations liées à la facturation / la livraison.

Il est IMPORTANT que celles-ci soit corrigées / ajoutées dans le devis avant de la valider.

Si le devis est validé (par le client) certaines informations ne sont plus modifiables (notamment l'adresse de facturation). C'est pourquoi il est important de saisir le mieux possible en amont.

Il se trouve que, par chance, les clients qui demandent des modifications d'adresse de facturation, ne valident pas le devis en ligne (pour l'instant)

Parfois il y a une validation en ligne mais on reçoit par la suite un bon de commande du client. Ne pas oublier de l'ajouter dans Odoo.

livraison

Pour que le statut de la commande ne soit pas directement "A facturer" il faut paramétrer le système pour qu'il ne facture que les quantités livrés.

- dans l'onglet facturation de l'article
- de façons globales (par defaut) dans la configuration du module vente.

Pour le bon de commande deviennent "A facturer" il faut maintenant cliquer sur le bouton "Livraison" et "Valider" ("appliquer" le transfert immédiat pour forcer les quantités "faites")

!!! note : Si un seul article est facturable alors le statut du bon de commande est facturable !!!

Ainsi dans le vue Devis "Ventes" => "Ventes" => "Devis" les statuts sont :

- devis
- bon de commande

Dans la vue Bon de commande "Ventes" => "Ventes" => "Bon de commande" les statuts sont :

- Rien à facturer
- A facturer
- Entièrement facturé

Attention aux droits d'accès des utilisateurs. Il faut être utilisateur de l'inventaire pour faire ces actions.

facturation

Une fois le bon de commande fabriqué et livré, celui-ci peut-être facturé en cliquant sur le bouton "créer une facture".